Izbijanje koronavirusa je naime prouzrokovalo da milioni radnika po celom svetu rade od kuće. Tehnologija video-konferencija omogućava, da se zaposleni iz udobnosti svog doma pridruže sastancima. To sa jedne strane predstavlja prednost, dok sa druge strane prouzrokuje dosta poteškoća. Kada smo na »klasičnom« sastanku, često kompenzujemo učešće nametljivim kontaktom očima, i učesnici tada osećaju obavezu da pokažu zainteresovanost. Isto tako, pojedinci u ličnom susretu koriste različite načine, kojima utiču na pravac razgovora, od podizanja ruku, do glasnijeg govora. U virtuelnim susretima su pojedinci stavljeni pred izazov, jer često ne znaju kako da privuku pažnju vođe sastanka. To može prouzrokovati osećaj nemoći, ili ocenu, da nije smisleno uključivati se u debatu. Isto tako, teško možemo da nadziremo pojedince, da tokom virtuelnog susreta ne rade druge stvari (odgovaranje na mejlove, telefoniranje, briga o deci, itd.), i da zatim dobijemo odgovore: 'Nisam siguran, da sam vas pratio.« Zato je potrebno jasno predstaviti pravila i kulturu učešća na virtuelnim susretima. A iako smo to već i uradili, to još uvek ne znači da će učesnici virtuelnih susreta na njima i učestvovati. Dakle, pojavljuje se pitanje: »Kako na virtuelnom sastanku postići, da se učesnici zaista uključe i aktivno učestvuju?«
Da bi se poboljšala saradnja, i veće uključivanje zaposlenih u virtuelnim susretima, potrebno je uzeti u obzir neka jednostavna pravila:
Odličan sastanak počinje »probijanjem leda« ili ledolomcem (eng. Icebreaker). To su brza i zabavna pitanja, namenjena podizanju raspoloženja i davanju elana razgovoru. Virtuelni ledolomci izgrađuju poverenje i angažovanost. Na primer, na početku možete da pozovete učesnike da podele fotografije svojih radnih prostorija, ili lokacija. To pomaže da se stvori zajedničko iskustvo, pozitivna grupna atmosfera, da se ruše socijalne barijere, motiviše, pomaže ljudima da razmišljaju o toj temi, da upoznaju saradnike iz drugog ugla, i da veruju jedni drugima.
Ova tehnika je ključna za zadovoljavanje potreba za uključivanjem i nadzorom. Istovremeno je učešće svih jedan od zahtevnijih vidika vođenja virtuelnog susreta. Da biste to postigli, preporučujemo povremeno pozivanje pojedinaca da govore, i da daju svoje mišljenje. Svakog učesnika, koga pozovete da govori, nazovite imenom, i pitajte da li se slaže, ili ima neku ideju. Pojedini programski paketi učesnicima čak omogućavaju i to da 'podignu ruku', ukoliko žele. Ovo nam takođe može pomoći da ne isključimo one učesnike koji su više introvertni, i da ohrabrimo pasivne učesnike.
Ukoliko mislite da neko nije pažljiv, upitajte ga za mišljenje o temi, o kojoj raspravljate. Budite empatični, a ne drski ili zaštitnički nastrojeni – pojedinima je potrebno malo dodatnog pritiska, kako bi ostali fokusirani.
Nikada ne uključujte grupe u raspravu o temi, dok nisu upoznati sa njom. Na početku, u nekoliko minuta (najviše 5), učesnicima sastanka predstavite izazov, odn. temu. Možete da podelite zanimljive ili izazovne statistike, anegdote ili detalje, koji dramatizuju poteškoću. Takođe možete pobuditi emocije praveći analogiju sa situacijom, sličnom poteškoći koja je tema sastanka. Bez obzira koju taktiku upotrebljavate, cilj je da obezbedite da grupa empatično razume problem (ili priliku), pre nego što počne rasprava.
Kada ljudi ulaze u bilo koje društveno okruženje, oni nesvesno biraju svoju ulogu. Na primer, kada uđete u bioskop, postavite se u ulogu posmatrača – tamo ste, da se zabavite. Kada uđete u teretanu, vi ste igrač – tamo ste, da vežbate. Najveći izazov u virtuelnim sastancima je taj, da učesnici na sastanku često nesvesno preuzimaju ulogu posmatrača. Mnogi svoju ulogu posmatrača biraju već nakon primanja poziva na sastanak. Kako bi se sprečila ta implicitna odluka, potrebno je stvoriti iskustvo grupne odgovornosti već odmah na početku sastanka. Nekoliko ideja kako možete da počnete svoj virtuelni sastanak: 'Želim da današnji sastanak bude razgovor, a ne prezentacija.' »Potrebno mi je učešće baš svakoga od vas. ' To inače retko uspe samo od sebe, i zato je tom pravilu potrebno dodati još i sledeće pravilo: »Uključimo sve«.
Povećanje uključivanja pojedinaca na sastanku možemo postići tako što ćemo im dati zadatke, u koje se aktivno uključuju. Zašto? Ukoliko su svi na sastanku »zajednički odgovorni«, onda se niko ne oseća lično odgovornim (difuzija odgovornosti). Pre sastanka definišite izazov, i podelite ljude u grupe po najviše dvoje ili troje. Na sastanku zatim grupe izveštavaju.
Bez obzira na to ko su učesnici vašeg virtuelnog sastanka, vaš cilj je da ih angažujete. Ukoliko želite da kreirate interaktivnu prezentaciju, morate da izbegnete monotonost PowerPointa. Zato podstaknite pojedince da pripreme minimalnu prezentaciju PowerPoint, u kojoj će dati osnovne informacije, na najkraći mogući način. Isto tako važi, da ako jedan sat razgovarate sa svojim učesnicima, neko će zaspati. Podstaknite aktivnu i učestalu saradnju postavljanjem pitanja, ohrabrite učesnike da se u razgovor uključe sa svojim pitanjima, i uključite u prezentacije grafikone i slike.
Učesnici su na virtuelnim sastancima izloženi različitim smetnjama iz okruženja. Ukoliko ne budete znali da ih uključite, odn. da privučete njihovu pažnju, oni će se povući u primamljivu ulogu posmatrača, i nakon toga ćete morati da uložite mnogo truda, da ih ponovo aktivirate. Izuzetno važno je pravilo od 5 minuta. To znači, da ne sme da prođe više od 5 minuta, pre nego što pojedinca ponovo pozovete na učešće, debatu ili rešavanje izazova, i tako ga aktivirate. Zato imajte unapred pripremljene kratke, jasno definisane i razumne mogućnosti za saradnju.
Najveći izazov susreta na daljinu je održati zanimanje i saradnju učesnika. U prevazilaženju ovog izazova nam mogu pomoći smernice i saveti, koji su zapisani u ovom članku. Pridržavanjem ovih pravila će se promeniti produktivnost svakog virtuelnog druženja. Važno je zapamtiti i to, da kada je u pitanju saradnja učesnika, zaista pomaže i razmišljati izvan okvira, i isprobati nova/svoja rešenja.
Želimo vam puno uspešnih i inkluzivnih virtuelnih susreta. Ostanite zdravi.
Izvor: HBR, 2020; World Economic Forum, 2020; Luria, 2019; DeBarra, 2020.
